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商务旅行

了解如何预订商务旅行,住宿,租车和旅行保险.

大学的差旅费和费用政策 适用于所有因大学商务或学习需要而出差的教职员工和学生.

出发前要了解商务旅行的最新情况

世界经济论坛临时商务旅行政策

随着与covid - 19相关的旅行限制改变, 职员自然会因商业目的而查询旅游事宜,这是大学的临时政策.

虽然政府对旅行的限制有所放松, 大学旅行仍然受到BG大游集团的旅行保险政策和其他因素的限制,比如BG大游集团承诺减少碳足迹和实现BG大游集团作为一个组织需要实现的效率. 相应的, 大学现在将允许对正常大学运作至关重要的旅行,如履行对外部资助者和学生的承诺, 商务拓展活动,出席与合作伙伴的重要/高水平会议. 出席会议也是必要的,但鼓励工作人员在可行的情况下将出席会议与其他必要活动结合起来. 这些都是必要旅行的例子,并不是详尽的清单

请注意,该大学目前不允许前往任何国家 政府的红色名单即使旅行被认为是必要的. 目前在大学商业红色名单国家的工作人员, 大学将承担他们的检疫和与此政策相关的其他医疗保健费用.

批准商务旅行前, hod /HoPS应该评估它是否必要, 旅行是否可以延期或以任何其他方式进行,以避免旅行,并适当考虑金钱的价值, BG大游集团的碳足迹 剩余的政府的限制.

此临时政策适用于英国和海外旅行以及提前旅行预订, 无论是由大学或外部机构资助. 这一临时政策立即生效,并将在2022年初进行审议.

如何预订商务旅行

BG大游集团强烈建议您使用学校首选的旅行供应商:NYS公司 and Selective travel Management来预订商务旅行.

1. 创建一个旅行者档案

在你预订之前, 您将需要通过电子邮件向NYS和选择性旅游 Management进行注册 旅游部门的代表 上面有你的名字和头衔,和你护照上的一模一样.

一旦您提交了您的个人资料信息, 您将在48小时内收到确认信息以及登录详情. 然后你就可以进行预订了.

BG大游集团建议向这两家供应商注册,这样你就可以比较价格,找到最划算的.

 

2. 做一个预订

查询价格或预订, 登录到您选择的供应商的旅行门户, 或者联系他们各自的旅游团队

在线预订工具包括英国铁路和伦敦地铁、航班和酒店. 他们可以与其他旅游比较网站相媲美,为您的旅行和住宿找到最具竞争力的价格.

供应商的旅行服务台团队也可以为您的旅行提供报价. 如果你的行程很复杂,或者你在网上找不到合适的选择,这是一个很好的选择. 如果您首选的酒店已在网上预订完毕,请联系旅游团队.

两家供应商都提供价格匹配政策. 如果你在其他地方找到更便宜的交通或住宿,让他们知道.

这两家供应商在使用他们的服务时都收取一小笔预订费. 该费用将被添加到您的旅行费用发票中,或仅在铁路预订的情况下,将通过Agresso充值. 您的预订确认将提供旅行和预订费用的细目.

商务旅行预订费用变更

该大学的 差旅及费用政策 最近更新. 尽管它强烈建议使用BG大游集团的合同旅游供应商,但这已不再强制执行. 

因为现在预订旅行有一定的灵活性, 任何预订费用应由相关部门的预算或拨款以及实际的差旅费用支付. 因此,从2020年8月1日起,如果您预订了NYS (Capita)或选择性旅行,相关预订费用将被添加到您的发票中. 对于8月1日前的预订,财务预算将支付预订费用.

预订费是多少?

旅行社的预订费包括提供工作人员检查选项和预订行程的费用, 任何在线预订工具和包罗万象的服务,如发票, 账户管理, 非工作时间的紧急支援, 旅行者跟踪等. 在线预订代理(如Expedia或Trainline)也会收取费用,但通常会将费用隐藏在整体旅行成本中,或者只在最终支付页面中添加费用.

如果我预订8月1日之后的旅行,如何支付预订费用?

如果您在2020年8月1日或之后通过NYS或Selective预订, 正确的费用将包括在旅行费用的发票上. 唯一的例外是火车票, 通过Agresso充值到部门——预订费用将包含在充值中. 费用列于下表,并将包含在预订确认书中. 

BG大游集团仍然强烈建议您预订NYS和Selective,特别是考虑到COVID-19. 这两家供应商都在帮助BG大游集团获得取消旅行的退款方面发挥了重要作用,当出现问题时,BG大游集团可以依靠他们的帮助和支持. 你也可以通过在线预订将他们的预订费用大大降低 -所有员工均可注册使用 在线预订工具.

如果你选择与其他供应商预订,请注意他们的预订费用可能更高. 请确保您的预订条款和条件允许取消, 退款或更改日期,因为BG大游集团的保险供应商不再为BG大游集团的取消承保, 削减或改变与COVID-19有关.

附录:目前纽约旅游(人均)和选择性旅行的预订费用

线下交易费用(由TMC人员预订)每次预订的纽约时报费用(不含增值税)每次预约的选择费(不含增值税)
航空-英国/欧洲 £11.00  £7.00 
航空-英国/欧洲的低成本航空公司  £11.00 £8.00  
空气-国际 £15.00  £12.00 
旅馆——英国  £2.00  £7.00* 
酒店- - -海外 £2.00  £7.00* 
铁路——英国 £2.00  £4.00每票 
铁路——欧洲 £10.00  £5.00 
铁路——国际 £10.00  £5.00 
渡轮/大巴/出租车 £10.00  £7.00* 
海外租车 £10.00 £7.00*
团体预订(仅限酒店,9人以上) 酒店费用自理 £25.00
火车票更改/取消的行政费用(全额/部分退票) £5.00 免费的
酒店更改/取消预订的行政费用 免费的 免费的
机票更改/取消的行政费用(全额/部分退款) £10.00 免费的
在线交易费用(使用在线工具的客户账簿) 每次预订的纽约时报费用(不含增值税) 每次预约的选择费(不含增值税)
空气在线 £6.00 £5.00**
酒店在网上 免费的 £5.00**
英国铁路网络 免费的 £0.每票95
欧洲之星在线 £ 10.00 £5.00**
网上海外租车服务 £ 10.00 £5.00**
其他核心机构服务费用 纽约税(不含增值税) 选择费(不含增值税)
签证及护照服务(不含使馆费用) £ 10.00 免费的* * *
紧急/非工作时间旅行服务台支持 £25.00 /电话* * * * 免费的
英国铁路票务收集从校园票务打印机 免费的 免费的
英国火车站自动售票机售票 £2.20 /预订 £3.00 /预订
英国铁路车票-邮寄通过皇家邮政 £2.00 +邮费 不引用
收取佣金的酒店账单(线上和线下) £1.00 /预订 免费的
非佣金酒店的账单(线上和线下) £2.00 /预订 免费的

*如与航班同时预订,则只收取航班交易费

**如果使用在线工具预订这些元素中的任何一个,将只收取一次费用

***选择的在线旅游门户免费链接到CIBT在线签证系统.

**** NYS每月提供两次免费电话,此后收费25英镑.00 /电话

如何预订英国租车

租车可以通过大学的首选供应商Enterprise预订.

企业提供一系列的车辆出租,从紧凑型汽车到商用车. 可以按天或小时租用车辆.

大学也有企业汽车俱乐部的短期出租汽车,停在市场广场.

1. 登记为授权司机

所有在大学业务上驾驶的员工必须注册为授权司机. 这适用于租车. 有关汽车保险的更多信息,请访问 健康与安全网页.

如果你想租辆车的话

填妥及提交 授权驾驶表格及DVLA牌照摘要.. 如果你的执照是在英国以外颁发的, 请提交驾驶执照正反两面的副本. 非英国许可证持有人也必须完成表格的第二页.

如果你是一名管理人员,为同事预订租车

请确认他们目前已注册为授权司机.

2. 选择你的租赁类型

每日租金

车辆由当地的企业分支提供,可以送到大学(免费)或您的家庭地址(收费适用). 单向租用也是可能的. 最低租期为一天,车辆可租用数周,如果需要. 车辆必须使用企业对企业(B2B)在线预订工具预订. 所有租金包括保险.

每小时的租金

汽车俱乐部的汽车在英国各地都有售. 使用在线预约系统查看最近的车辆在哪里. 车辆可租用至少一小时. 如果车辆只需要很短的时间,使用汽车俱乐部可以大大节省成本.

3. 让你的预订

一旦你决定了哪种选择是最好的,给你的 旅游部门的代表 请求访问预订工具. 请在邮件中确认您是需要访问B2B工具(日租)还是Car Club工具(小时租).

您将在48小时内收到确认信息以及登录详情.

 

获得旅游保险

因公出国的教职员及学生,通常会享有大学的商务旅行保险, 只要他们把旅行详情登记在网上 旅行日志.

旅行日志要求您确认您已经评估了与目的地或旅行期间进行的活动相关的任何风险.

请进一步了解BG大游集团的旅游保险、保险限制和风险评估 在健康安全网站上.

申请预支海外旅行费用

如果你因大学业务出国旅行较长一段时间, 你可以申请预支现金以支付旅行中发生的商务杂费.

旅游发展规则

  • 预付款的最低限额是250英镑.
  • BG大游集团不做英国旅行的预付款.
  • 所有的预付款都将存入您的英国银行账户——您可以取小额款项或使用银行卡支付业务项目. BG大游集团认识到这将产生一些费用,但这些费用将由预付款支付.
  • BG大游集团不提供外币和现金.
  • 当你回来时,你需要将支出与预付款项作比较, 所以保留所有支出的收据.
  • 预付款不得用于任何个人开支.
  • 你需要在出发前最少7天(最好是更长时间)提前通知, 这样BG大游集团就可以把钱存入你的银行账户.
  • 海外交易及提现时,请注意人身安全. BG大游集团建议把现金控制在最低限度. 大学旅行保险最多只能支付1000英镑现金. 如果你对某一特定旅行要求更高的限额, 通过insurance-enquiries@york联系保险团队.ac.uk. 在您的旅行风险评估中,应记录限额的增加, 包括携带现金时要采取的安全措施.
  • BG大游集团的保险公司(通过+44(0)1243 621556)可以安排紧急现金预支,以替换在海外丢失或被盗的现金. 所提供的任何应急资金将从以后的任何索赔中扣除, 或必须退款给大学.

如何申请海外旅行预支

如果你的部门有财务团队,请先联系他们.

  1. 填妥及签署 海外旅行申请表格(mexcel , 42kb). 员工号或学生号 必须填写.
  2. 部门授权人需要在表格上签字以授权申请.
  3. 填写完成后,扫描并发送电子邮件至:
  4. 您将收到电子邮件确认您的索赔已被批准和发送处理. 
  5. 预付款将直接支付到您的银行帐户的日期,您已要求在表格上. 
  6. 联系应付账款小组(accounts-payable@blondys.net)查询任何银行付款事宜.

当你旅行回来后要做什么

  1. 所有预付的现金必须在你回来后的四周内付清
  2. 将你的“海外旅行提前申请表格”和对账单的复印件发送给你的部门的财务或行政团队,并附上收据和编码在你想要收取旅行费用的地方, ie Agresso账户代码和工作单.
  3. 他们会检查并同意,然后将其转发给财务部进行处理. 
  4. 汇率的损益应编码到帐户代码2908.
  5. 把预付款中剩余的钱存入大学的银行账户. 你应在原申请表上注明还款金额. 您可以在本页底部找到BG大游集团的银行信息.

如果你在商务项目上的花费超过了你的现金预支,那么就用信用卡来报销多余的部分 费用索赔表单.

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